Gelen faturayı elle girmeden aktarmak: pilotla adım adım

Otomasyon ne yapar, ne yapmaz

Otomasyon faturayı ortak kutudan alır, tedarikçi, tarih, tutar, vergi ve kalemleri çıkarır; sipariş ve tedarikçi kaydıyla eşleştirir; muhasebe yazılımında taslak kayıt açar. Yapmadığı şey, kararı tek başına vermektir: tutar eşiği aşan, tedarikçisi yeni ya da alanları okunamayan faturalar bir kişinin onayına düşer.

• Okuma: PDF veya görüntüden alanların çıkarılması
• Kontrol: sipariş, tedarikçi ve vergi kurallarıyla karşılaştırma
• İşlem: muhasebe yazılımında taslak kayıt (resmi arayüz, API, üzerinden)
• İstisna: eşik dışı ve belirsiz durumların onaya yönlendirilmesi
• Kayıt: her adımın kim, ne, ne zaman bilgisiyle saklanması

Ödeme talimatı vermek gibi geri alınamaz işlemler, siz yazılı olarak aksini istemedikçe otomasyonun yetkisine girmez.

Neden pilotla başlanır

Yapay zekâ çıktıları hata yapabilir. Hatanın oranı sektöre, belge kalitesine ve tedarikçi çeşitliliğine göre değişir; bu yüzden önceden söz verilemez, ölçülür. Pilot, gerçek ya da anonimleştirilmiş geçmiş faturalarla yapılan sınırlı bir denemedir ve üç şeyi netleştirir: doğruluk, onaya düşen iş oranı ve işlem süresi.

Pilottan önce yazılanlar

• Test seti: kaç fatura, hangi tedarikçiler, hangi dönem
• Başarı ölçütleri: alan doğruluğu, onaya düşen oran, işlem süresi için hedefler
• Süre ve kapsam: hangi akış, hangi sistem, hangi yetki
• Devam kuralı: ölçütler karşılanırsa kurulum; karşılanmazsa durma veya kapsam daraltma

Pilotun sonucu aynı ölçütlerle raporlanır. Ölçütler karşılanmazsa kuruluma geçmeyi önermeyiz; karar işletmenindir.

Otomasyon seviyesi: öneri, onaylı işlem, istisna dışında otomatik

Her akış öneri modunda başlayabilir: otomasyon kaydı hazırlar, muhasebe kontrol edip uygular. Pilotta ölçülen doğruluk hedefi tutarsa onaylı işleme, ardından tanımlı sınırlar içinde onaysız işleme geçilir. Geçiş her zaman işletmenin onayıyla olur ve her seviyede yetki sınırı, işlem eşikleri, işlem kaydı ve durdurma mekanizması geçerlidir.

Başlamak için gerekenler

• Sürecin bugünkü hâlinin kısa tarifi: fatura nereye geliyor, kim giriyor, nereye giriyor
• Birkaç örnek fatura (farklı tedarikçilerden)
• Kullanılan muhasebe veya ERP yazılımı ve resmi arayüzünün olup olmadığı
• Yaklaşık aylık fatura sayısı

Kişisel veri içeren belgeler için veri işleme sözleşmesi imzalanır; hangi verinin hangi modele ve hangi ülkedeki hizmete gideceği başlamadan belgelenir.

Sık sorulan sorular